WordCamp Pontevedra 2018, de grupo de Meetup a WordCamp

Dicen que una WordCamp no se termina mientras no haces tu valoración. Yo ya hice la mía y puedes verla en este enlace a la web oficial de la Pontevedra WorCamp 2018, y en esa misma web encontrarás enlaces a excelentes resúmenes .

He preferido hacer una revisión de cómo surgió y evolucionó la idea de la WordCamp desde su inicio, no sólo el resultado visible.

Como siempre, esta es una visión personal y mis opiniones son propias, no reflejan necesariamente las de la organización.

Este año fue el año de la eclosión de las WordCamps en España. Es un desarrollo lógico, si somos uno de los países con mayor cantidad de grupos de Meetup de WordPres, pues el siguiente paso es realizar WordCamps en los sitios donde estos grupos estén más arraigados. Y Galicia no iba a ser una excepción

Cómo surgen los grupos de Meetup en Galicia

Pero empecemos por el principio: 2016 fue un año excepcional para la comunidad de WordPress en España y el inicio de la comunidad de WordPress en Galicia. A finales de año, el 18 de noviembre se presenta en sociedad Pontevedra WordPress Meetup, el primer grupo de Meetup dedicado a WordPress en Galicia.

Primera Meetup de Pontevedra WordPress

En ese momento este nuevo grupo completaba los 23 en España. Un año que había comenzado con sólo 9 grupos y algo más de 9000 inscritos y finalizó con 23 grupos y más de 16300 inscritos, 14 nuevos grupos y casi 7300 participantes más.

A finales de 2017 a nivel nacional casi se duplica la cantidad de grupos de Meetup de WordPress y en el caso de Galicia en mayo nacen WordPress Ourense con Luis Miguel Estévez e Ismael Álvarez, y Meetup de WordPress en Lugo, y en noviembre Meetup de WordPress en Coruña.

Por ese mismo tiempo nace la idea de programar una WordCamp. Galicia no contaba con eventos de ese tipo, el grupo de Meetup de Pontevedra era el que más actividad tenía y contábamos con la experiencia de su fundador, Juan Hernando.

Estaba cantado, la primera WordCamp de Galicia no sería en su capital Santiago, ni en las grandes ciudades como Vigo o A Coruña. Sería en la humilde Pontevedra, a Boa Vila.

En enero de 2018 comienza su andadura WP Compostela de la mano de Emma Marqués y Euridice Castillo, dos emprendedoras de Santiago y en mayo WordPress Vigo con Moisés Muñóz y Carlos Macías. De Pontevedra a Vigo hay menos de 30 Km, y a Santiago 60 Km. ¿Pueden coexistir tres grupos de Meetup separados por tan poca distancia?.

Desde sus inicios, estos nuevos grupos de Meetup se caracterizaron por compartir en mayor o menor manera asistentes y ponentes. Esto a la larga hizo que se relacionaran, primero a través de sus asistentes y de Juan Hernando, ponente en casi todos y finalmente por el trato personal entre sus organizadores. Esta relación entre grupos hace que a día de hoy las reuniones se programen de forma que no coincidan entre si.

Carlos Macías y Moisés Muñóz (Vigo), Eurídice Castillo (Santiago), Luis Miguél Estévez (Ourense) y Wajari Velásquez (Pontevedra)

La ubicación

Una vez tomada la decisión comienza el trabajo duro. Conseguir un local adecuado, planificar fechas, negociar acuerdos. Un trabajo en la sombra, complicado e imprescindible por ser la base de todo lo demás, pero poco reconocido y mal valorado.

Facultad de Ciencias Sociales y de la Comunicación, Campus Pontevedra UVIGO
Foto Wajari Velásquez

En este caso se optó por el Campus de Pontevedra de la Universidad de Vigo. Una buena ubicación en las afueras de una pequeña ciudad que se recorre perfectamente caminando y cercanía con los estudiantes, potenciales asistentes. Dos razones de peso para buscar un acuerdo con la Universidad

Después de múltiples conversaciones y un cambio de autoridades de por medio se firmó el 30 de Julio el acuerdo entre la Fundación WordPress y la Universidad de Vigo que da pie a la colaboración no sólo para esta sino para otras WordCamps en el futuro

Xose Baamonde (Decano  de la Facultad de Ciencias Sociales y de la Comunicación) y Jorge Soto (Vicerrector del Campus Pontevedra) junto a Juan Hernando.
Foto Wajari Velásquez

La preparación

El presupuesto

Un presupuesto es algo complicado de por si y más cuándo es un evento sin ánimo de lucro. Muchas variables a tomar en cuenta que a primera vista no se ven pero están ahí para sorprenderte. 

Como ejemplo podemos citar el caso de los voluntarios y ponentes. ¿Cuántos hacen falta? yo diría cuantos más mejor, pero, ¿tomaste en cuenta que cada uno es una entrada menos en caja y unos gastos extra que pagar (camiseta y comidas)?.

O el caso de los patrocinadores. ¿Cuántos de cada categoría? yo volvería a repetir cuantos más mejor, pero, ¿dónde los ubicas y cómo diferencias una categoría de otra?.

También están los estudiantes, un porcentaje de las entradas reservado para la comunidad universitaria con descuento especial

Así que el presupuesto pasa de ser una lista de compra a ser un juego de malabares, buscando siempre el equilibrio entre los costes y los beneficios. Hasta encontrar las mejores ofertas para lo que ofrecemos: comidas, impresiones, publicidad, camisetas, etc. Ahora ya podemos definir cuánto necesitamos recaudar, el coste de las entradas y jugárnosla con los patrocinadores.

La comida

Galicia es tierra de comida, no se concibe una reunión si no va acompañada de algo que picar. Para nosotros la WordCamp era una fiesta y como buenos anfitriones queríamos ofrecer algo representativo de lo que es Galicia, pero manteniendo el espíritu solidario. Surgió la idea del Patrocinio Pulpeiro. Un apartado especial para el pulpo, una de las señas de identidad de nuestra tierra que este año no se quería dejar alcanzar por sus precios.

Patrocinio Pulpeiro cortesía de Dinahosting
Foto de Andrés Fraga

Finalmente conseguimos conjuntar un buen catering, de fiar y a un buen precio, que nos diera café para mantener a los asistentes con vida, una muestra variada de nuestra gastronomía y como despedida pulpo, junto con cerveza gallega.

Los patrocinadores

Ya con el lugar asegurado y el presupuesto afinado comienza la llamada a patrocinadores. Al no tener la confirmación oficial de la ubicación no se había podido ofrecer formalmente las ofertas a los patrocinadores, así que había bastante trabajo que hacer.

Afortunadamente WordPress cuenta con buenos patrocinadores que siempre apoyan las WordCamps. Ya desde hacía varios meses teníamos confirmados varios patrocinios que estaban esperando a tener todo definido para formalizar.

Al saber el espacio con el que contamos y tener los tipos de patrocinio definidos, las características de cada uno y por supuesto su coste toca buscar los apoyos locales.

Patrocinadores Oro, Plata Bronce y en especie
Patrocinadores Oro, Plata Bronce y en especie

Si queremos garantizar la continuidad necesitamos implicar a los patrocinadores locales y los microsponsor, los grandes patrocinadores están ahí, pero a medida que la cantidad de eventos crece la diversificación es la clave de la subsistencia.

No podemos depender todos de los mismos patrocinadores globales porque llegado el momento puede suceder que tengan que elegir a quién patrocinar o repartir el presupuesto entre muchos.

El programa

Programa impreso de la WordCamp Pontevedra 2018
Programa impreso de la WordCamp Pontevedra 2018

El programa de una WordCamp es una de las partes más complicadas y que definen su éxito y su proyección. Siempre que se habla de WordPress se menciona lo sencillo que es su uso y esto no deja de ser una simplificación.

Entre nosotros hay usuarios de todos los perfiles. Todos tienen que sentirse representados en el programa, ver que hay algo de utilidad para ellos y es complicado. ¿Cómo sientas juntos a dos usuarios de niveles diferentes?

A nivel de formación tenemos usuarios que se hacen su tema a la medida y no tocan el escritorio prácticamente para nada y en el extremo opuesto los que no tienen clara la diferencia entre una etiqueta y una categoría.

A nivel de intereses vamos desde los que simplemente quieren hacer un blog y los que quieren posicionar un comercio electrónico o monetizar un blog.

Si queremos que sea de utilidad a todo tipo de usuarios no podemos centrarnos en una temática o un nivel exclusivo, por lo que se decidió enfocar la WordCamp al comercio electrónico, un tema que permite incluir charlas de todo nivel y estilo y del que todos sacamos beneficio.

Aunque no tengamos una tienda al uso, todos vendemos algo: una idea, una imagen o un producto. No necesariamente tiene que ser con retribución económica, pero escribimos para que un lector encuentre nuestros contenido y lo disfrute, así que los conceptos de SEO, usabilidad y fidelización son aplicables a cualquier tipo de web; y porque no decirlo, la monetización tampoco sienta mal.

Los ponentes

Lo malo de invitar a mucha gente es que luego tienes que seleccionar quién habla y quién escucha. En base a las ponencias recibidas se hizo una selección tratando de atraer y promover.

Por un lado están los ponentes de fuera de nuestra región, gente que se implica a fondo y queríamos tenerlos en casa, de manera que los que no habían tenido oportunidad de conocerlos en otras WordCamps lo hiciesen en Pontevedra.

Por el otro están los miembros locales, las personas que sostienen la comunidad como tal en el día a día. Queríamos darle su lugar y animarlos a seguir colaborando.

Ponentes de la WordCamp Pontevedra 2018
Fotos de Andrés Fraga

Finalmente se seleccionó un poco de todo. Mucho talento local que es lo que se necesita en las Meetups, variedad de niveles y temas para todos, desde lo más básico hasta lo más complejo.

Los voluntarios

Aparte de ser necesarios, son el fundamento. Los voluntarios son la base sobre la que la comunidad de WordPress se sostiene y no son únicamente los que atienden el registro, graban las charlas y montan todo lo que ves en una WordCamp.

Son voluntarios todos los que con su aporte desinteresado y sin ninguna retribución económica a cambio hacen posible que nos relacionemos: los organizadores y los ponentes, los que preparan las Meetups o colaboran en los distintos foros de WordPress.org.

Por esa razón procuramos que los voluntarios se sintieran los más a gusto posible y participaran en las charlas. Los que atienden la llamada a voluntarios hoy son los que tal vez mañana puedan hacerse cargo de un grupo de Meetup o, porque no, ser los próximos organizadores de la WordCamp.

Un grupo de Meetup o una WordCamp que dependan de una persona está abocado al fracaso, tal como sucede con todos los proyectos personales. La clave de su continuidad es la existencia de personas que tomen el relevo y esas personas son los que hoy asisten como voluntarios a una llamada o simplemente asisten a una charla.

Voluntarios WordCamp Pontevedra 2018
foto de Andrés Fraga

Las publicaciones

La información es poder y cuanto mejor informado estés más aprovecharás las oportunidades. Durante más de dos meses se estuvieron publicando no sólo los avisos con las novedades, sino información sobre la ciudad, que esperar de la WordCamp, quienes colaboraban y como se fue organizando.

Qué hacer en Pontevedra, dónde comer, nuestras historias, que esperar de cada charla, la visión de nuestros patrocinadores y finalmente la visión de los organizadores. 

Una gran cantidad de información elaborada por todo el equipo de organización con total libertad, cada uno en su estilo pero siempre programada y supervisada por Juan dieron continuidad y presencia, además de las publicaciones en las redes sociales.

Ahora están llegando nuestras visiones desde adentro, muy personales y como podrás apreciar si las comparas con cosas en común y particularidades.

Cada uno tiene una visión de la experiencia basada en lo que hizo, las expectativas que tenía y las experiencias previas. Todos estamos satisfechos del trabajo realizado, siempre mejorable pero hecho con el mayor cariño y de forma desinteresada.

Por eso también animamos a los asistentes y voluntarios a contarnos sus experiencias, cómo lo vivieron, que esperaban encontrar y no apareció o que cosa no se esperaban y se encontraron.

La mejor forma de progresar, hasta me atrevo a decir la única forma,  es usar la imaginación y escuchar las críticas. Las alabanzas nos suben el ego y nos hacen sentir bien, pero las críticas constructivas son las que nos ayudan a mejorar.

Llegó la semana de la WordCamp

Antes señalaba que los grupos de Meetup de Galicia están bastante relacionados entre sí y eso hizo que la WordCamp empezara antes de la apertura de puertas en la Universidad, pero encajar la WordCamp con otros eventos tiene ventajas e inconvenientes.

WordPress es un herramienta ideal para emprendedores y en Pontevedra se celebra el Pont-Up Store, una iniciativa de apoyo al emprendimiento promovida por la Universidad de Vigo donde tiene encaje la Meetup de WordPress Pontevedra.

Para el día anterior a la WordCamp se programó un paseo por la ciudad y una Meetup dedicada al emprendimiento con WordPress y eso complica la logística al no disponer de toda la tarde anterior para hacer el montaje.

Tres Meetups en tres días

El grupo de Meetup de Vigo aprovechó la presencia de Fernando Tellado y programó una charla el jueves y en Ourense se hizo lo mismo el miércoles, por lo que para algunos la WordCamp comenzó el miércoles por la tarde.

Fernando Tellado, Julio de la Iglesia, Moisés Muñóz, Carlos Macías, Eurídice Castillo, Juan Hernando, Wajari Velásquez, Luis Miguel Estévez y Rocío Valdivia en Vigo

En la fotografía superior tenemos juntos a coorganizadores de 6 grupos de Meetup diferentes: Fernando Tellado de Collado Villaba, Julio de la Iglesia de Valladolid, Moisés Muñóz y Carlos Macías en Vigo, Eurídice Castillo de Santiago de Compostela, Juan Hernando y Wajari Velásquez de Pontevedra y Luis Miguel Estévez de Ourense con Rocío Valdivia, Community Wrangler de Automattic.

Todas estas actividades tienen como ventaja el dar relevancia a la WordCamp y el inconveniente de que quitan tiempo de preparación, pero el balance es muy positivo puesto que los grupos involucrados son partícipes en las actividades y sienten como suya la WordCamp.

Este sentir como algo común las actividades de todos los grupos hace que la WordCamp, pese a ser organizada por Pontevedra, se convirtiese en un elemento cohesionador. El hecho de decir que es la primera de Galicia no tiene ningún tono competitivo porque todos la han tomado como propia.

La sorpresa del día, un juego

Ship it!, Monta tu tienda online. Te habrá gustado o te habrá parecido absurdo pero no te habrá sido indiferente.  Una idea que en su momento me pareció una locura por su complejidad resultó ser la seña de identidad de nuestra WordCamp.

Jorge González, creador del juego de cartas Ship it!
Jorge González hace recuento de cartas
Foto de Andrés Fraga

Una noche durante la WordCamp de Oporto tuve el privilegio de ver la gestación del juego. En una charla distendida con unas cervezas artesanas fueron saliendo ideas, cada una más loca y absurda que la otra y una de ellas fue hacer un juego totalmente nuevo, inclusive con reglas.

‘Estáis como cabras’

Eso le dije a Jorge y a Juan. Que conste que la idea surgió con la primera cerveza, así que no le podemos echar la culpa de ella al alcohol.

Cuando varios meses después escuché que habían continuado con la idea y tenían un juego con cartas y reglas me quedé sin palabras. Los locos lo habían hecho, tendríamos un juego en la WordCamp.

El mismo sábado no pude hacer otra cosa que felicitarlos por la idea, el resultado fue el esperado. Una excusa perfecta para acercarse a un ponente y tener una charla con él o hacer intercambio con otras personas. Romper el hielo en otras palabras.

La idea del juego, su diseño y sus reglas obra de Jorge González, junto con el diseño gráfico de Lúa Louro quedarán como la seña de identidad de la PonteWordCamp. ¡Viva la gamificación!

Las charlas

Track Arriba
Foto de Andrés Fraga

Tener dos tracks siempre plantea complicaciones. Sincronizarlos adecuadamente, controlar los tiempos de los ponentes y manejar adecuadamente los turnos de preguntas no son tarea fácil.  He visto casos de atrasos de hasta una hora en el programa, con los inconvenientes que eso ocasiona.

El descontrol en un track automáticamente afecta al otro, por lo que mantenerlos sincronizados es una tarea primordial, más en nuestro caso en el que los tiempos se recortaron al máximo para incluir la mayor cantidad de charlas posible.

La primera charla en formato de track único a cargo de Ibon Azkoitia “¿Qué gano colaborando en la comunidad de WordPress?” fue una excelente idea, especialmente en una WordCamp donde para la gran mayoría de los asistentes era su primera vez.

La mejor forma de abonar el terreno para el día del contribuidor es explicarle a los asistentes como se pueden beneficiar de la colaboración, qué es la comunidad de WordPress, que puedes esperar de ella y cómo puedes devolvérselo. Y el resultado confirma que fue una buena idea.

Track Abaixo
Foto de Andrés Fraga

El día del contribuidor

Después de los concursos, entrega de premios y el pulpo de despedida quedamos pendientes de encontrarnos el domingo a media mañana para el día del contribuidor.

La primera vez que se te plantea la idea del día del contribuidor te toma de sorpresa, ¿cómo voy a contribuir?. La forma de plantearlo muchas veces desanima, pero si yo no conozco a nadie, no me siento capaz, no se que puedo hacer, o lo más habitual: la simple desidia, alguien lo hará.

Por eso es importante la charla de comunidad y la preparación del día previo, hacer hincapié en que todos podemos colaborar de alguna forma aunque tal vez ni siquiera seamos conscientes de ello.

¿Y ahora?

Ya cerramos las puertas,ahora llegó el momento del sosiego. Rematar los flecos que quedan, pagar y hacer balances. Una vez finalizados los trámites toca volver a la normalidad, unos recuperar el tiempo perdido y otros descansar del ajetreo de estos días, pero todos volver a nuestras vidas.

Ahora nos toca aprovechar el tirón de la WordCamp. Hay gente que no sabía que existíamos y ahora nos conoce, nos toca aprovechar el momento e insistir con las Meetups, recibirlos y hacer que se sientan como nosotros nos sentimos el primer día que asistimos a una.

Ganador del juego y nuevo miembro de la comunidad de WordPress Pontevedra
Ganador del juego y nuevo miembro de la comunidad de WordPress Pontevedra
Foto de Andrés Fraga

Estos nuevos asistentes son los que en un tiempo nos reemplazarán, tomarán el relevo en los puestos de organización de las Meetups, darán charlas, se relacionarán con otros y organizarán otras WordCamps.

Las WordCamp y las Meetups no son de los organizadores, son de la comunidad y siempre debemos estar listos para dar el paso a otros que nos ayuden. Ésta es la única forma de que una comunidad se mantenga, dejar a un lado las ambiciones personales y los egoísmos y disfrutar del momento, hoy como asistente, mañana organizando y pasado mañana asistiendo nuevamente.

No importa que seamos cinco o cincuenta o quinientos, si colaboramos todos los resultados pueden ser sorprendentes.

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